Dokumenty szkoły

• • • Statut Szkoły
    • Szkolny program wychowawczo - profilaktyczny 2026/2027
    • Standardy ochrony małoletnich
    • Regulaminy
    • RODO
    • Procedury postępowania w sytuacjach kryzysowych
    • Monitoring
    • Procedura postępowania z dzieckiem przewlekle chorym, w tym z cukrzycą
    • Procedura spełniania obowiązku szkolnego poza szkołą
    • Krajowy Plan Działań Przeciwko Handlowi Ludźmi na lata 2025-2027
    • Procedura prowadzenia rejestru osób postronnych

• • • • Procedura prowadzenia rejestru osób postronnych

      • PROCEDURA PROWADZENIA REJESTRU OSÓB POSTRONNYCH

        (WEJŚĆ I WYJŚĆ)

        W SZKOLE PODSTAWOWEJ

        IM. BOLESŁAWA PRUSA W KAŁUSZYNIE

         

        § 1. Cel i podstawa prawna

        1. Celem procedury jest określenie zasad wstępu osób postronnych na teren Szkoły Podstawowej im. Bolesława Prusa w Kałuszynie, zwanej dalej „Szkołą”, oraz zasad prowadzenia rejestru osób postronnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów, pracowników, innych osób przebywających w Szkole, informacji i mienia.

        2. Procedurę stosuje się z uwzględnieniem w szczególności:

        1) art. 1 pkt 14 oraz art. 68 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe;

        2) § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach;

        3) art. 5, art. 6 ust. 1 lit. e, art. 13 i art. 32 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

        3. Rejestr osób postronnych prowadzi się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu określonego w ust. 1.

        § 2. Zakres stosowania i definicje

        1. Procedura obowiązuje osoby postronne oraz pracowników upoważnionych do obsługi wejścia i rejestru.

        2. Osobą postronną jest osoba niebędąca uczniem, pracownikiem, rodzicem, opiekunem prawnym ani osobą upoważnioną do odbioru ucznia, która wchodzi do części budynku niedostępnej publicznie, z zastrzeżeniem § 7.

        3. Przez wejście na teren Szkoły rozumie się przejście z przedsionka do holu głównego lub innej części budynku niedostępnej publicznie.

        § 3. Zasady wejścia, pobytu i wyjścia

        1. Osoby postronne wchodzą do Szkoły wejściem od strony podwórka (nr 4), chyba że dyrektor wyznaczy inne wejście ze względów organizacyjnych lub bezpieczeństwa.

        2. Przed wejściem osoba postronna zgłasza pracownikowi cel wizyty oraz osobę albo miejsce docelowe i podaje dane niezbędne do dokonania wpisu w rejestrze.

        3. Jeżeli jest to niezbędne do potwierdzenia danych, pracownik może poprosić osobę postronną o okazanie dokumentu tożsamości wyłącznie do wglądu. Pracownik nie zatrzymuje, nie kopiuje ani nie fotografuje dokumentu oraz nie zapisuje jego rodzaju, numeru, numeru PESEL ani innych danych niewymienionych w § 5.

        4. Odmowa podania danych niezbędnych do wpisu albo odmowa potwierdzenia tożsamości, gdy jest to uzasadnione bezpieczeństwem, może skutkować odmową wstępu do części budynku niedostępnej publicznie. W sytuacji szczególnej decyzję podejmuje dyrektor albo osoba go zastępująca.

        5. Po dokonaniu wpisu osoba postronna otrzymuje identyfikator „GOŚĆ”. Identyfikator należy nosić w widocznym miejscu i zwrócić przy wyjściu.

        6. Osoba postronna może poruszać się wyłącznie w miejscu związanym z celem wizyty oraz zgodnie ze wskazówkami pracownika. W razie potrzeby pracownik zapewnia osobie postronnej asystę albo wskazuje miejsce oczekiwania.

        7. Przy wyjściu pracownik odnotowuje godzinę wyjścia oraz odbiera identyfikator.

        8. W razie zachowania agresywnego, odmowy opuszczenia Szkoły albo zagrożenia dla osób lub mienia pracownik niezwłocznie zawiadamia dyrektora lub osobę go zastępującą. W zależności od sytuacji należy wezwać odpowiednie służby, w szczególności Policję lub zadzwonić na numer alarmowy 112.

        § 4. Prowadzenie rejestru

        1. Rejestr prowadzą wyłącznie pracownicy imiennie upoważnieni przez dyrektora do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.

        2. Wpisu dokonuje pracownik na podstawie danych przekazanych przez osobę postronną.

        3. Rejestr nie może pozostawać bez nadzoru. Dostęp do niego mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

        4. Pracownik umożliwia osobie postronnej zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych przed zebraniem danych. Informacja stanowi załącznik nr 1 i jest dostępna w bezpośrednim sąsiedztwie miejsca rejestracji.

        5. Każde udostępnienie danych z rejestru podmiotowi zewnętrznemu wymaga podstawy prawnej i powinno zostać udokumentowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w Szkole.

        § 5. Zakres danych

        1. W rejestrze odnotowuje się:

        1) imię i nazwisko osoby postronnej;

        2) datę oraz godzinę wejścia i wyjścia;

                    3) cel wizyty;

        3) podpis pracownika dokonującego wpisu.

        2. Nie zapisuje się numeru dokumentu tożsamości, numeru PESEL, adresu zamieszkania ani innych danych, które nie są niezbędne do realizacji celu procedury.

        § 6. Przechowywanie i usuwanie danych

        1. Rejestr prowadzi się w systemie miesięcznym.

        2. Zamkniętą część rejestru przechowuje się przez 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano wpisu, a następnie niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych.

        3. Jeżeli konkretny wpis jest potrzebny do wyjaśnienia zdarzenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo na potrzeby postępowania prowadzonego na podstawie prawa, można zabezpieczyć jego kopię lub wydzielić właściwą kartę na okres niezbędny do zakończenia sprawy. Pozostałe wpisy usuwa się w zwykłym terminie.

        4. Bieżący rejestr przechowuje się pod nadzorem pracownika, a zamknięte części rejestru - w zamykanej szafie w sekretariacie lub innym zabezpieczonym miejscu wskazanym przez dyrektora.

        5. Zniszczenie rejestru dokumentuje się zgodnie z wewnętrznymi zasadami niszczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe.

        § 7. Wyłączenia i rozwiązania zastępcze

        1. Wpisu do rejestru można nie wymagać od:

        1) uczestników zebrań, konsultacji, uroczystości i imprez organizowanych przez Szkołę;

        2) uczniów innych szkół i ich opiekunów uczestniczących w konkursach, zawodach lub wydarzeniach;

        3) osób wykonujących zadania na podstawie stałych umów lub upoważnień.

        2. O sposobie kontroli dostępu podczas danego wydarzenia decyduje dyrektor z uwzględnieniem liczby uczestników, charakteru wydarzenia i oceny ryzyka.

        § 8. Postanowienia końcowe

        1. Dyrektor zapoznaje pracowników obsługujących wejście z procedurą oraz zasadami ochrony danych osobowych.

        2. Procedurę poddaje się okresowemu przeglądowi, w szczególności po zmianie przepisów, organizacji wejść do Szkoły, wystąpieniu incydentu bezpieczeństwa albo naruszenia ochrony danych osobowych.

        3. Procedura wchodzi w życie w dniu określonym w zarządzeniu dyrektora.

         

         

        ZAŁĄCZNIK NR 1. INFORMACJA O PRZETWARZANIU

        DANYCH OSOBOWYCH GOŚCI

        Zgodnie z art. 13 RODO informujemy:

        1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szkoła Podstawowa im. Bolesława Prusa w Kałuszynie, ul. Pocztowa 4, 05-310 Kałuszyn. Z administratorem można skontaktować się pod adresem e-mail: sekretariat@spkaluszyn.edu.pl lub pisemnie na adres siedziby.

        2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych. Kontakt z inspektorem: p.chabiera@spkaluszyn.edu.pl lub pisemnie na adres siedziby Szkoły.

        3. Dane są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów, pracowników, gości, informacji i mienia oraz kontroli dostępu do części budynku niedostępnej publicznie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 1 pkt 14 i art. 68 ust. 1 pkt 6 ustawy - Prawo oświatowe oraz § 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach.

        4. Przetwarzane są: imię i nazwisko, cel wizyty, data oraz godzina wejścia i wyjścia, oznaczenie pracownika dokonującego wpisu. Dokument tożsamości może zostać okazany wyłącznie do wglądu; jego numer, numer PESEL ani kopia nie są gromadzone.

        5. Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy ścigania, sądy i inne właściwe organy publiczne. Dane mogą być również udostępniane podmiotom świadczącym administratorowi usługi na podstawie umowy i wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich wykonania, jeżeli ma to zastosowanie.

        6. Dane przechowuje się przez 3 miesiące od końca miesiąca dokonania wpisu. Okres ten może zostać przedłużony wyłącznie w odniesieniu do danych potrzebnych do wyjaśnienia zdarzenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo do zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie prawa.

        7. Przysługuje Pani/Panu - na warunkach określonych w RODO - prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Prawo do usunięcia danych przysługuje tylko w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO i może nie mieć zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

        8. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe organu nadzorczego są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

        9. Podanie danych jest dobrowolne w tym znaczeniu, że nie wynika z umowy, jednak jest warunkiem wejścia do części budynku niedostępnej publicznie. Niepodanie danych lub brak możliwości potwierdzenia tożsamości, gdy jest to uzasadnione bezpieczeństwem, może skutkować odmową wstępu.

        10. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich, tj. państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, ani do organizacji międzynarodowych.